Cotizaciones (CPQ)
Con el paquete CPQ (Configure-Price-Quote) armás propuestas comerciales completas sin salir del CRM: elegís productos del catálogo, el sistema aplica precios y descuentos, generás el PDF con tu marca, lo mandás por email con un link para que el cliente acepte sin login, y al aceptar nace un contrato que después renovás o modificás. Esta guía es para vendedores y para quien administra el catálogo. Requiere que el paquete esté instalado (Paquetes).
Qué instala CPQ
Al instalarse aparecen estas pestañas en el workspace: Dashboard, Quotes, Products, Price Books, Contracts, Product Categories, Discount Policies y CPQ Settings. Y tres permission sets para asignar: cpq_quote_admin (catálogo, configuración y acceso total a cotizaciones y contratos), cpq_sales_rep (crea y edita sus cotizaciones, lee el catálogo y los contratos) y cpq_viewer (solo lectura).
El catálogo (admin)
| Qué | Dónde |
|---|---|
| Productos: nombre, SKU, descripción, categoría, tipo (One-time / Recurring / Usage), frecuencia de facturación, activo, imagen | Products |
| Categorías jerárquicas | Product Categories |
| Bundles: un producto con tipo de registro Bundle y sus componentes | El producto → pestaña Components |
| Precios: cada price book tiene su moneda y, por producto, precio con vigencia (desde / hasta) y rango de cantidad | Price Books → abrir uno → Prices |
| Descuentos por volumen (“desde 10 unidades, otro precio”, fijo o %) | Desde Prices, abrir la fila → Quantity breaks |
| Copiar precios entre price books | Botón Copy prices del price book |
| Opciones de producto: grupos (“Nivel de soporte”: elegir uno; “Extras”: elegir varios) que suman o restan precio | El producto → Options |
| Reglas de configuración: “si va A tiene que ir B”, “A y B no pueden ir juntos”, “si va A sugerí B” | El producto → Rules |
| Topes de descuento sin aprobación: global, por categoría o por producto | Discount Policies (el tope de CPQ Settings → Quoting es el fallback) |
| Impuestos con nombre (IVA 21 %, IIBB…), con uno por defecto | CPQ Settings → Taxes |
| Identidad del PDF: color de marca, logo (URL pública), razón social, datos fiscales, pie; y con qué template se genera | CPQ Settings → Quote PDF |
| Remitente y template del email de envío | CPQ Settings → Email |
El catálogo se edita solo desde estas pantallas; el vendedor lo consume desde la cotización.
Crear una cotización
- Quotes → Nuevo: nombre interno, cuenta, oportunidad (opcional), válida hasta, y —si tu workspace trabaja en multi-moneda— la moneda. El número (
Q-2026-0042) se asigna solo. - Se abre el editor. Arriba, los datos del deal: cuenta, plazo en meses (aplica a todas las líneas recurrentes), frecuencia de facturación, vigencia.
- Agregar líneas: buscá por nombre o SKU (o la búsqueda avanzada por categoría y tipo). Cada línea muestra tipo, cantidad, precio unitario, descuento y subtotal; los editás inline. El precio sale del price book vigente y aplica el descuento por volumen si corresponde (si escribiste un precio a mano, se respeta).
- Un bundle se despliega en líneas hijas (solo informativas: el cliente paga el precio del bundle); se puede colapsar o borrar entero.
- Un producto con opciones abre un diálogo para elegirlas; cada opción ajusta el precio. Reconfigurarlo después es un clic en la línea.
- Si una regla se incumple (“A requiere B”), el editor lo marca y bloquea el envío hasta corregirlo; las sugerencias solo avisan.
- Un producto en otra moneda que la cotización pregunta y convierte el precio con la cotización vigente.
- Impuestos: el botón Taxes elige cuáles aplican (la tasa por defecto viene pre-aplicada). Se calculan sobre el subtotal con descuentos.
- El panel de totales se actualiza en vivo: subtotal, descuento, impuestos, total, y para lo recurrente MRR / ARR / TCV.
Descuentos y aprobación
Cada línea admite descuento (% o monto). Si supera el tope que te permite la Discount Policy aplicable (o el fallback de CPQ Settings), la cotización pasa a Pendiente de aprobación y no se puede enviar hasta que alguien con approve_discounts la apruebe (botón Approve del encabezado). Bajar el descuento la devuelve a borrador.
Convertir moneda
En multi-moneda, una cotización en borrador tiene la acción Convert currency: convierte todas las líneas a otra moneda multiplicando por la cotización y recalcula (distinto de cambiar la moneda del registro, que solo re-etiqueta). Ver Monedas.
Enviar al cliente
Los botones del encabezado cambian con el estado:
| Botón | Cuándo | Qué hace |
|---|---|---|
| Submit for approval | Borrador con descuento sobre el tope | La manda a aprobar |
| Approve | Pendiente de aprobación, con approve_discounts | La aprueba |
| Send email | Borrador o aprobada | Abre el composer con asunto y cuerpo del template, el PDF adjunto y el botón Ver y aceptar online; al enviar, pasa a Enviada |
| Mark as sent | Borrador o aprobada | La marca enviada sin mandar email (la mandaste por otro medio) |
| Download PDF | Siempre | El PDF con tu marca |
| Copy public link | Enviada | Copia el link público de aceptación |
| Create revised quote | Enviada o rechazada | Crea una versión nueva en borrador que continúa la misma conversación de email |
| Reopen | Rechazada o vencida | La vuelve a borrador |
| View contract | Aceptada | Abre el contrato generado |
El email y todas sus respuestas quedan en una conversación vinculada a la cotización, la oportunidad y la cuenta (y al contrato, cuando se acepta): ver Emails.
El link público
El cliente abre el link sin login, ve la cotización con su diseño y puede Aceptar (nombre + email), Rechazar (con motivo) o imprimir. El link funciona solo después de enviada y hasta la fecha de vigencia; después muestra “vencida”. Al aceptar o rechazar, el link se revoca (es de un solo uso). La cotización registra vistas, fecha del primer y último acceso. Si el cliente rechaza, el editor muestra quién, cuándo y el motivo, y el estado se ve en rojo.
Editar una cotización aprobada o enviada la devuelve a borrador (la aprobación se pierde y el link deja de valer hasta volver a enviar). Para cambios después de enviar, usá Create revised quote.
Estados
Contratos
Al aceptarse una cotización se crea un Contract (CON-2026-0007) vinculado a ella, con plazo, MRR / ARR / TCV y moneda heredados, inicio hoy y fin según el plazo, estado Activo.
Acciones del encabezado del contrato:
- Amend (solo activo): clona la cotización origen como una enmienda en borrador para ajustar y reenviar; al aceptarse, el contrato pasa a Amended y nace uno nuevo encadenado.
- Renew: clona la cotización como renovación en borrador (una sola renovación abierta por contrato); al aceptarse, el contrato pasa a Renewed y nace el siguiente.
- Cancel contract: lo pasa a Cancelled (no se deshace desde la interfaz).
Si un contrato tiene auto-renovación, cada día un proceso genera sola la cotización de renovación cuando faltan 30 días para el fin; la encontrás en el campo Renewal quote del contrato y en Quotes como borrador.
Estados: Activo · Vencido · Cancelado · Renovado · Enmendado.
Dashboard y reportes
La pestaña Dashboard trae contadores y gráficos listos (cotizaciones recientes, por estado, valor por mes). En Reports → Public → CPQ Analytics hay nueve reportes: pipeline por etapa, resultados de cotizaciones, ARR bajo contrato, TCV por estado de contrato, contratos activos, tendencia de volumen, MRR firmado por mes, ranking de vendedores y descuento cedido por vendedor. Se clonan, se filtran y se embeben como cualquier report (Reports).
Lo que CPQ no hace
- Facturar ni cobrar: trackea el contrato; la factura y el cobro van por un sistema externo o un connector de pago.
- Cumplimiento fiscal: calcula los impuestos que definís, pero no valida alícuotas por jurisdicción ni emite comprobantes.
- Aprobación en varios pasos: la aprobación es de un nivel.
- Suscripciones cobradas: el tipo Recurring es para seguir MRR / ARR; el cobro recurrente es externo.