Email inboxes

Una inbox es una dirección por la que tu workspace recibe emails y desde la que tus usuarios los mandan. Cada inbox decide a qué entidad se crea un registro cuando llega un email, quién queda como dueño, qué campos se completan solos y cómo se agrupan las respuestas. Esta página es para quien administra el workspace; necesitás manage_email_inboxes.

Todo vive en Configuración → Email:

Para el día a día (leer, responder, redactar desde un registro) ver Emails. Si tu workspace usa Pulse, estas mismas inboxes alimentan sus canales de email (Pulse → Canales).

La inbox que ya tenés

Al crear el workspace queda lista una inbox por defecto:

support@<tu-slug>.nx-ar.com

Todo lo que llegue ahí se procesa según su configuración (por defecto crea Casos). Los emails que tus usuarios mandan desde ella salen con el remitente “Tu empresa Support” <[email protected]> y un Reply-To que vuelve a la inbox, así las respuestas entran al CRM en el mismo hilo. Es el mismo patrón que usan HubSpot, Intercom o Zendesk en sus planes base: funciona sin tocar DNS ni tu email actual.

Podés crear más inboxes (ventas@, cotizaciones@) con Nueva inbox.

Cuatro formas de conectar una inbox

Al crear una inbox elegís cómo va a recibir emails. La configuración de routing es la misma para todas; lo que cambia es por dónde entran y cómo se ve el remitente al salir.

Conectá tu mailbox (recomendado si usás Gmail o Microsoft 365)

1. Nueva inbox → Conectá tu mailbox → nombre e inbox → crear.
2. En la pestaña Conexión: Conectar con Google, Conectar con Microsoft 365 o Conectar IMAP/SMTP (Zoho, FastMail, Exchange hospedado: elegís el proveedor, ingresás tu email, un app password y los hosts IMAP/SMTP que la pantalla sugiere).
3. Aceptás los permisos (enviar y leer tu casilla). Podés revocarlos cuando quieras desde tu cuenta de Google/Microsoft.
4. Queda Conectado como [email protected]. Sync ahora trae mensajes recientes de la casilla y los crea como registros (útil para probar).

Si cambiás la contraseña de la casilla o los permisos, Reconectar refresca los tokens. Nada cambia en tu DNS ni en el email del resto de la empresa.

Forwarding desde tu email

1. Nueva inbox → Forwarding desde tu email → ingresás la dirección real que ven tus clientes ([email protected]) y un alias visible.
2. En Conexión aparece la parsing address (parse-<token>@…). Copiala: cualquiera que reenvíe ahí crea registros en tu workspace, así que no la publiques.
3. En tu proveedor (Gmail Workspace, Microsoft 365, Zoho…) creá una regla que reenvíe [email protected] a la parsing address. La pantalla linkea la guía de cada proveedor.
4. Mandá un email de prueba: tiene que aparecer en el Audit Log en segundos.

Los emails salen por el relay de Nxar con el nombre de tu inbox. Si querés que salgan desde tu dominio, verificalo en Dominios en modo solo envío (abajo) — sin tocar el MX.

Custom domain (MX)

Solo si primero verificaste un dominio en Dominios en modo Inbox completo. Nxar pasa a ser el servidor de correo de ese dominio: recibe y envía con tu DKIM. Es la opción más “limpia” pero apunta el MX a Nxar, así que no lo hagas con el dominio donde ya recibís el email de la empresa.

Dominios propios

Configuración → Email → Setup → Dominios → Agregar dominio. Dos modos:

La pantalla muestra cada record con botón de copiar y lo verifica sola en segundo plano (también podés Verificar ahora). Si un dominio no se verifica en el plazo indicado, se elimina automáticamente; si lo borrás vos, las inboxes que lo usaban vuelven al dominio de la plataforma.

Configurar una inbox

Clic en una inbox para abrirla. Pestañas:

General

Dirección (solo lectura), nombre interno, nombre para mostrar (lo que ve el destinatario como remitente, por ejemplo “Acme Soporte”), Activa (inactiva: no procesa entrantes ni permite enviar desde ella).

Conexión

El estado del tipo de conexión elegido al crearla: conectar/reconectar un mailbox, la parsing address de forwarding, el dominio del MX.

Routing — qué pasa cuando llega un email

• Entidad por defecto donde se crea el registro (por defecto Casos), tipo de registro y dueño por defecto.
• Campos a completar: pares campo ← valor. El valor puede ser fijo (priority ← Urgente) o un token del email (botón {}):

La inbox por defecto ya trae subject ← {{email.subject}}, description ← {{email.body_text}} y contact ← {{email.from_contact}}.

• Estrategia de match: cómo se decide si un email pertenece a un hilo existente. Solo headers de thread (default: responde a un email del CRM → mismo hilo; un email nuevo del mismo contacto → registro nuevo) o Thread + registros abiertos del mismo contacto (agrupa bajo el registro abierto del contacto dentro de una ventana de N días).
• Política para registros cerrados: si llega una respuesta a un hilo cuyo registro ya se cerró — reabrir (default, con ventana en días), crear un registro nuevo o agregar sin reabrir.

Contacts

Crear contacto automáticamente (default sí) y matchear por: email exacto (default) o email o dominio (si una persona escribe desde varios alias de la misma empresa).

Firma

Firma que se agrega a lo que sale por esta inbox. Prioridad: firma personal del usuario (su perfil) > firma de la inbox > firma por defecto del workspace.

Avanzado

Umbral de spam (bajo / medio / alto), dominios permitidos (vacío = todos), remitentes bloqueados, tamaño máximo de adjunto (25 MB por defecto) y extensiones bloqueadas (exe, bat, cmd, scr, com, vbs, js).

Configuración de email (todo el workspace)

Setup → Configuración de email, aplica a todas las inboxes:

• Outbound: rate limit por minuto (protege tu reputación), tracking de open & click, firma default, disclaimer footer (siempre al final, para legal).
• Inbound: remover quoted (saca el “El día X, Y escribió:”) y remover signature de los mensajes entrantes — ambos recomendados.
• Retention: cuántos días conservar los registros de email y el audit log.

Audit Log

Setup → Audit Log. Nada se pierde en silencio: todo email que no se pudo procesar o entregar termina acá.

Inbound — emails que llegaron y no se procesaron:

Por cada fila: Reintentar (vuelve a procesar con la configuración actual, por ejemplo después de activar la inbox) o Descartar. Incluir resueltos muestra también los ya tratados.

Outbound — emails enviados que no llegaron, según lo reporta el proveedor (pasa segundos o minutos después del envío), últimos 30 días: hard_bounce (la dirección no existe: corregí el contacto), soft_bounce (buzón lleno, suele resolverse solo), blocked, spam (el destinatario te marcó; no insistas sin acción correctiva), deferred (reintentando). Cada fila muestra destinatario, motivo y asunto, con link al email.

Permisos